Mục lục
Lưu hành nội bộ là gì?
Lưu hành nội bộ là hệ thống các văn bản được ban hành trong môi trường hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp mang tính bắt buộc chung trong từng lĩnh vực hoạt động nhằm triển khai, tổ chức hoạt động của bộ máy, điều hành, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp và các văn bản này không dùng giao dịch với bên ngoài.
Văn bản lưu hành nội bộ theo khái niệm được hiểu như trên thì bao gồm một số văn bản như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động… và các văn bản khác mà các cơ quan, tổ chức lập ra được người lao động và người sử dụng lao động đồng ý và các văn bản này khong vi phạm các quy định của pháp luật.
Quản lý nội bộ là vấn đề được nhiều tổ chức, đơn vị đặc biệt quan tâm. Quản lý lưu hành nội bộ tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cũng như tạo nên hiệu quả trong việc triển khai công việc và vận hành bộ máy. Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp đó chính là các văn bản lưu hành nội bộ.
Quản lý nội bộ là vấn đề xuất hiện khi các cơ quan, tổ chức sau khi được thành lập sẽ phải thực hiện để điều hành, kiểm soát quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Quản lý lưu hành nội bộ tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cũng như tạo nên hiệu quả trong việc triển khai công việc và vận hành bộ máy. Nội bộ của cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo quy định của pháp luật cũng như theo nội quy của công ty. Để quản lý cơ cấu nhân sự cũng như phương hướng hoạt động của cơ quan, tổ chức mình thì các cơ quan, tổ chức này phải có một văn bản thống nhất đối với cơ quan mình để toàn bộ công ty thực hiện theo các quy định này, kể cả phương hướng hoạt động hay các quy định xử lý các vấn đề phát sinh….
Có thể hiểu việc quản lý nội bộ là việc các cơ quan thiết lập cơ chế quản lý để các cơ quan đồng bộ được thống nhất các hoạt động của cơ quan. Để thiết lập cơ chế quản lý thì cần có các văn bản lưu hành nội bộ. Các văn bản lưu hành nội bộ có thể hiểu đơn giản là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của doanh nghiệp.
Quy định về văn bản lưu hành nội bộ
Điều lệ doanh nghiệp
Điều lệ doanh nghiệp là một văn kiện đầu tiên và quan trọng nhất của tất cả các doanh nghiệp kể từ khi thành lập cho đến giai đoạn tồn tại, phát triển cũng như quá trình tạm dừng hoạt động doanh nghiệp. Mọi quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp phát sinh đều phải lấy điều lệ làm căn cứ và không được trái với điều lệ. Việc xây dựng điều lệ càng chi tiết rõ ràng, phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý vận hành doanh nghiệp của các nhà quản lý doanh nghiệp càng dễ dàng thuận lợi.
Đây là một văn bản bắt buộc phải có của tất cả các doanh nghiệp. Khi thành lập thì doanh nghiệp cần phải đăng ký điều lệ với phòng đăng ký kinh doanh, đây là văn bản kéo dài xuyên suốt kể từ khi thành lập cho đến giai đoạn tồn tại, phát triển cũng như quá trình tạm dừng hoạt động doanh nghiệp, trong đó tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ quy định của điều lệ doanh nghiệp.
Do điều lệ không trái với quy định của pháp luật cũng như đã được đăng ký với Phòng đăng ký kinh doanh, với bản chất của điều lệ là văn bản xương sống của công ty do đó mà mọi quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp phát sinh đều phải lấy điều lệ làm căn cứ và không được trái với điều lệ. Với vai trò quan trọng này của điều lệ doanh nghiệp mà thông thường khi xây dựng điều lệ, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng điều lệ càng chi tiết rõ ràng, phù hợp với đặc điểm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý vận hành doanh nghiệp của các nhà quản lý doanh nghiệp càng dễ dàng thuận lợi, điều này nhằm mục đích xác định được phạm vi điều chỉnh và các hình thức xử lý khi có các hành vi sai phạm xảy ra.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp thì doanh nghiệp có nhiều loại hình, tùy vào đặc thù loại hình doanh nghiệp, khi soạn thảo các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp; cụ thể thì Điều lệ doanh nghiệp phải có những nội dung cơ bản như: Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty; Nghành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần….và các thông tin cơ bản khác.
Tùy vào đặc thù loại hình doanh nghiệp, khi soạn thảo các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy định phù hợp; song căn cứ vào quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ phải có những nội dung cơ bản như: Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); Nghành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;… Như vậy, điều lệ là văn kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp, nên ngay từ lúc bắt đầu thành lập các doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh xây dựng chúng một cách cẩn thận, khoa học, phù hợp.
Quy chế hoạt động
Quy chế hoạt động của doanh nghiệp được hiểu là một quy phạm riêng biệt của doanh nghiệp, do doanh nghiệp lập ra nhằm mục đích điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ của doanh nghiệp đối với các bộ phận của mình. Tất cả các quy chế này được quy định một cách rõ ràng và minh bạch. Quy chế phải có các quy định về căn cứ pháp lý; các điều khoản quy định về mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng, nguyên tắc áp dụng, thực hiện; thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan.
Mỗi doanh nghiệp có một quy chế hoạt động riêng, để đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất thì các quy chế này được lập ra với các quy định rõ ràng và minh bạch.
Khi đã gọi là quy chế thì quy chế này phải được thực hiện bắt buộc, để đảm bảo tính bắt buộc này thì quy chế phải có các quy định về căn cứ pháp lý, tức các căn cứ dựa trên các quy định của pháp luật về các lĩnh vực liên quan cũng như quy định các điều khoản về mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng, nguyên tắc áp dụng, thực hiện. Đặc biệt khi áp dụng quy chế cần giao rõ thẩm quyền, trách nhiệm của các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan thực hiện việc xử lý những hành vi vi phạm quy chế.
Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành quy chế hoạt động cần phải xét đến các yếu tố phù hợp với công ty, đảm bảo được tính hợp pháp và tính thực tiễn. Tính hợp pháp là phải phù hợp với pháp luật, không trái luật đây là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế, vì vậy khi lập ra quy chế người quản lý cần phải dựa trên những quy định của pháp luật. Tính thực tiễn là phải phù hợp với các hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể, do đó quy chế cần dựa vào tình hình thực tiễn của công ty để đưa ra quy chế phù hợp. Do đó, quy chế là một trong những văn bản lưu hành nội bộ quan trọng giúp cho việc quản lý công ty và doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn.
Đặc thù của quy chế doanh nghiệp là lưu hành nội bộ, tức mỗi công ty có một quy chế riêng, do đó để xây dựng và ban hành quy chế hoạt động cần phải xét đến các yếu tố quy chế lập ra có phù hợp với công ty hay không, quy chế có đảm bảo được tính hợp pháp và tính thực tiễn khi được đưa vào lưu hành và thực hiện trong công ty hay không.
Điều này có thể hiểu, quy chế hợp pháp là quy chế được lập dựa trên các quy định của pháp luật, tôn trọng và không đi trái với các quy định của pháp luật. Đồng thời quy chế cần đáp ứng được tính thực tiễn, tức quy chế được ban hành phải phù hợp với các hoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Tính thực tiễn được dựa vào tình hình thực tiễn của công ty (ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, đặc điểm loại hình, cơ cấu tổ chức…) để đưa ra quy chế phù hợp.
Thỏa ước lao động tập thể
Bên cạnh hai văn bản lưu hành nội bộ nêu trên thì thỏa ước lao động tập thể cũng là một trong những văn bản lưu hành nội bộ.
Điều 75 của Bộ Luật lao động năm 2019 quy định về thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản. Thỏa ước lao động tập thể bao gồm thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và các thỏa ước lao động tập thể khác. Nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật; khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Thỏa ước lao động tập thể phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính, tuy nhiên đây vẫn là một trong những văn bản được lưu hành trong nội bộ của công ty.
Cụ thể thì thỏa ước lao động tập thể bao gồm các loại sau: thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và các thỏa ước lao động tập thể khác.
Cũng như các văn bản lưu hàn nội bộ khác thì nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật và phải đảm bảo quyền và lợi ích cho các bên thực hiện thỏa ước. Thỏa ước lao động tập thể khác với hai văn bản lưu hành nội bộ đã nêu trên ở chỗ văn bản này khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật.
Điểm khác biệt của Thỏa ước lao động tập thể là văn bản này phải được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính, các văn bản lưu hành nội bộ khác không phải được sự phê duyệt của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tuy nhiên đây vẫn là một trong những văn bản được lưu hành trong nội bộ của công ty.
Nội quy lao động
Bên cạnh thỏa ước lao động tập thể thì còn có nội quy lao động cũng là một văn bản lưu hành nội bộ. Đây là văn bản bắt buộc người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động để lưu hành.
Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu như: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn, vệ sinh lao động; Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Trường hợp người dử dụng lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Cũng như thỏa ước lao động tập thể thì nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và nội dung sẽ bao gồm các nội dung điều chỉnh về quan hệ lao động.
Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Ngoài ra, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Đây là một trong những văn bản lưu hành nội bộ công ty nhưng mang tính pháp lý quan trọng, đây cũng là căn cứ để tổ chức, doanh nghiệp xử lý khi có hành vi vi phạm trong nội bộ doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của thidaihoc.vn về các nội dung liên quan đến văn bản lưu hành nội bộ.